定型業務の自動化ーPowerAutomateDesktop
皆さんの自分の1日の仕事を思い浮かべたときに、毎日行う定型業務があると思います。
でもその業務は自分でやらないといけない業務なのでしょうか？
もし、
「一定のルールに則っている」「複雑な分岐がない」「人の判断を必要としない」業務であれば、Win11に標準搭載されているMicrosoftのツールを活用し、定型業務は自動化して、少しのゆとりを作りませんか？
Windows 10のサポート終了
すでにご存じの方も多いと思いますが、Windows 10のサポート終了が迫っている今、Windows 11への移行は単なるバージョンアップではなく、業務効率化の新たなチャンスです。
Windows 11には、従来のITシステムをさらに強化する「Power Automate Desktop」が標準装備されており、業務の自動化やプロセスの最適化がより容易に行えます。
日本は少子高齢化により「働き手」が減少しており、さまざまな企業で人手不足が課題となっています。
そんな現状から、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入し、業務を圧迫しているルーティン業務を自動化することで、人材を有効に使いたいと考えている企業が増えてきています。
RPAとは？概要
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った言葉で「業務工程を自動化するロボット」という意味です。
ロボットと聞くと、大規模な工場で稼働するアーム型の機械的なロボットを思い浮かべますが、わかりやすく言えばExcelやWordなどと同じソフトウェアになります。
そんなRPAですが導入することにより、パソコン上で作業している「時間のかかる単純作業」や「工程の多い煩雑な作業」を自動化することができます。
それによって、生み出された時間を使い、今までできなかったクリエイティブな業務に取り組むことができるようになります。
Win11に標準搭載されているpowerAutomatedesktopで自動化の実現！
Microsoft Automate Desktopは、ワーク フローを自動化するツールである Microsoft Power Automate の一機能です。
デスクトップ操作を自動化するための機能を持ち、 Windows１０および 11 ユーザーであれば、無償で利用することができます。
Microsoft Office アプリに依存せず、マウスをクリックするというような操作も含めて簡単に自動化できることが特長です。
夜間やタイマーでの自動実行ではなく、ユーザーが実行ボタンを押す場合は無料で活用できます。
使い方も簡単で、画面に表示されたアイコンをパズルのように組み合わせるだけで自動化したい操作を組み立てることが可能です。
Power Automate Desktop でできること
PC 上で行うほとんどの操作を Power Automate Desktop で表現できます。
業務では以下のような例が考えらます。
・本部から展開された先月の出来高情報を関連部門にのみ公開
・ブラウザーからファイルをダウンロードして Microsoft Share Point の所定の位置に格納する操作
・作業者の経費領収書を社内の経費確認システムで突き合わせて確認
・OCR (光学式文字認識) 機能を活用し、画像データから文章を抽出して Excel に転記する操作
・取引先からのメール添付ファイルを送信者と日付で区分けしてファイル サーバーに保存
・メールから添付ファイルを取り出して格納する操作
・Microsoft Teams の定例会議を特定のユーザーを含めて即時開催する
・デスクトップのアプリに対して動作を定義し、会議を立ち上げる操作
・業務報告をメールで送信
・SharePoint の URL を指定しておき出来高の情報をメールに添付、Microsoft Outlook を使って上司に業務報告メールを送信する操作
※一部、有償プランでのみ利用可能なアクションを使用する場合もございます。
マグマックスのPower Automate Desktopによる事例をご紹介
業務課の作業を自動化
■定型作業内容：保守契約更新の確認メールを送信
自動化する前の作業内容
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更新予定日を見て、1カ月を切っているものを目視で特定
-
営業担当やユーザ名等、必要情報をExcel上で確認し手入力でメールを作成、送信
- 集中してやれば30分程度の作業ではあるが、
別業務が入る等して作業完了まで1時間ほどかかっていた
自動化後変わったこと
- 毎月月初に可動させる※有償プランご契約によりスケジュール設定が可能
- 3分程度で全てのメール送信まで完了することができる
※その月の該当数によって多少前後はする
現在、多くの企業ではIT環境の最適化が急務となっており、その一環としてWindows 11への移行が注目されています。
Windows 11の導入とPower Automate Desktopを活用することで、ITインフラをアップデートしながら、日々の業務プロセスを革新していくことができます。
例えば、日常業務のデータ入力やファイル整理、複数のアプリ間の連携など、これまで時間がかかっていたタスクをPower Automate Desktopで簡単に自動化でき、日常の作業やデータ処理、ワークフローの自動化を行うことで、業務負担の軽減や生産性向上に大きく貢献します。
この自動化は、人為的ミスを減らすだけでなく、従業員の生産性を飛躍的に向上させます。
今こそ、Windows 11への移行を検討いただき、次世代の業務改善に取り組む絶好のタイミングです。
詳細なご相談や導入に関するサポートは、ぜひ弊社までお気軽にお問い合わせください。