データの保管にお悩みではないでしょうか？
日本では地震や台風といった災害が多いこともあり、BCPの一環として、データの保管について悩まれる企業が多く存在します。
物理サーバーのデータバックアップは出来ている、万全だ！
こういったお声をしばしばお聞きしますが、バックアップだけで本当に安心でしょうか？
今回は、災害時でも安心できるよう、データの保管についてお話致します。
BCP対策として、規模の大きな企業では、関東の本社にデータサーバーを設け、関西の支社にバックアップデータを保管するといった対策を取っていることがあります。
このように別地域にデータを保管する対策ができれば良いのですが、拠点のない企業だと実行できない対策方法でもあります。
そんな時に活躍するのがクラウドです。
クラウドストレージであれば、データの保管のための物理的な機器が不要なため、万が一の際にも機器の破損やデータの損失の心配をしなくて良いというのは、大きなメリットではないでしょうか。
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そもそもクラウドストレージってなに？
クラウドストレージとは、インターネットを介して利用するデータの保管場所のことを指します。
従来のサーバーとの最大の違いは、データを保管するための物理的な機器が不要である点です。
今までは、サーバー用のPCやNASと呼ばれるネットワークに接続できる外付けHDDを利用していました。
しかし、数年ごとに経年劣化のため、サーバーだけでなくその周辺機器の入れ替えまでも発生するため、
定期的に大きなコストが発生しておりました。
また、VPN環境が無い場合、社内でしかデータを閲覧できないといった不便さもありました。
ネットワークに繋げられるNASですが、同一ネットワーク内でしか利用できないため、
VPN環境が無ければ外出時にデータを閲覧する必要が出た場合、データへアクセスすることができません。
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これらの課題を解決したのがクラウドストレージです。
クラウドストレージはサーバーと比べて低額な初期費用が掛かる他、
利用人数分のライセンス料が毎年ランニングコストとして発生します。
しかし、物理的な機器が無いため、機器の入れ替えによる多額の費用や機器の破損といった心配がありません。
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また、IDとパスワードさえ知っていれば、外出時でも簡単にクラウドストレージ内のデータにアクセスできます。
ただ、ID・パスワードを知っていると自宅のPCやインターネットカフェのPCからでもサインインすることができてしまうため、セキュリティの観点からID・パスワードを従業員へ告知しないこともあります。
例えば、ID・パスワードを従業員へ告知せず、管理者がそれぞれのPCでサインインを行います。
Microsoftが提供するクラウドサービス「Microsoft365」であれば、サインインした状態を保ってくれるため、従業員への告知をせずに運用可能です。
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クラウドストレージ「SharePoint」について
クラウドストレージについて、Microsoft365 SharePointを例に説明をさせていただきます。
SharePointとはMicrosoft365のサービスの一つで、Microsoftの強固なセキュリティに保護されているクラウドストレージサービスです。
特徴は以下の通りです。
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① 容量:1TB+α |
SharePointは組織用のクラウドストレージです。
組織で利用できるストレージ容量が1TB+ライセンス数×10GBとなっており、2TB(1TB×2)のNASと同等の容量になります。
NASやサーバーにアクセスできるのは同一ネットワーク内のデバイスのみであるため、社内からのアクセスのみか、或いは社外であればVPN環境が必須でした。
しかし、SharePointはクラウドサービスのため、社外にいてもwebからアクセスが可能です。
仕事の続きをするために外出先からわざわざ会社まで戻っていた時間を、その分だけ作業時間に充てることができるので効率化が図れる点も魅力です。
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② データの 共有が簡単
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SharePointでは、データファイルにアクセスするためのリンクを発行して相手に送付します。
リンクを送付するため、今までメールでは送れなかった大容量のファイルでも、簡単にデータの共有が可能です。
以下の図は実際のリンク発行画面です。
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③ アクセス権の 付与が可能 |
SharePointではアクセス権の付与も可能です。
NASのように社内だけではなく、社外の人物もアクセス権付与が可能になっています。
例えば、良くやり取りをするパートナー会社様や取引先の企業を対象に、SharePoint内に1つのフォルダを作り、そのフォルダに対してのアクセス権を付与します。
見積もりや打合せ資料をSharePoint内のフォルダに入れることで、データの送付やリンクの送付無しでデータの共有が可能です。
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まとめ
BCP対策の観点から、物理サーバーからクラウドサーバーへ変更する企業が増えておりますが、数年ごとのサーバーや周辺機器の入れ替えによるコストを考え、費用を抑えられるMicrosoft365に移行する企業も増えております。
これを機に、社内のクラウド化について検討してみてはいかがでしょうか。
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