データの保管はどうされていますか？
サーバーやNASにしかデータを保管していないという話をよくお聞きします。
しかし、サーバーやNASにしかデータが無いと、万が一機器が故障してしまった場合すべてのデータが無くなってしまう危険性があります。
そこで、サーバーやNAS以外のデータ保管方法についてお話致します。
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現在主流のデータ保管方法は、クラウドストレージでのデータ保管です。
Microsoftが提供するMicrosoft365を例に挙げると、クラウドストレージは世界中にある複数のデータセンターが冗長化され、どこのデータセンターからでも自社のデータへアクセスできるため、仮に一部のデータセンターが被災しても、問題なくデータへアクセスし閲覧・編集することが可能です。
つまり、サーバーやNASでの保管と違い、社内の機器を使ったデータ保管ではないため、機器の故障によるデータの消失リスクがほとんどないということです。
また、クラウドストレージはオンラインであれば利用できるため、場所を選ばずに作業ができるというメリットもあります。
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クラウドストレージについて
データといっても、大きく分けて2種類のデータがあるかと思います。
①個人用のデータ
②組織用のデータ
個人用・組織用のいずれも、それぞれにあったクラウドストレージが存在します。
Microsoft365には、
個人用のクラウドストレージ：OneDrive
組織用のクラウドストレージ：SharePoint
というクラウドストレージサービスが存在します。
個人用のクラウドストレージサービス：OneDrive
 OneDrive
・個人用のクラウドストレージ
・1TBの容量
・データの保管の他に、データの共有が可能
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OneDriveは個人用のクラウドストレージです。
1TBの容量があるため、データの保管先として使用できます。また、ログインID・パスワードさえ知っていれば、外出先でも社内と同じデータを見ることができます。
さらに、PC上にデータが保管されていないため、PCの破損で大切なデータを失ってしまうといったことがありません。
データの共有も簡単で、データそのものを送付するのではなく、データにアクセスするためのリンクを発行して共有します。
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 SharePoint
・クラウド型のサーバーとして利用可能
・容量1TB+α
・データの保管・共有が可能
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SharePointでは、データの保管・共有以外にポータルサイトと呼ばれる、チームサイトを作成できます。ポータルサイトは、各部署やチーム、案件毎にファイルや情報を管理する場合に、高い効果を発揮します。
ファイルサーバーのような使い方から、プロジェクトの目標を掲示し、進捗率を共有するといった使い方ができます。
そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。
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クラウドストレージはこんな場面でも役立ちます
クラウドストレージは手元にデータを保存する機器が必要ないという特性上、BCP対策にも有効です。
現在社内の物理サーバーやNASに保管してあるデータをクラウドストレージに移すことで、災害が起こった際に社内の機器が破損してしまっても、データを失う危険性を非常に少なくすることが可能です。
また、クラウドストレージはID・パスワードを知っていれば利用できるため、外出先や自宅からでも仕事が出来ます。
そのため、今まで移動に割いていた時間を自身の仕事に充てる等、仕事を効率よく進めることが可能です。
まとめ
これらのクラウドストレージを活用し、機器の故障対策やBCP対策を施すことで、万が一の際にデータを失うことなく、業務を続けることが可能になります。
特に、近い将来に南海トラフ地震や首都直下型地震発生の危険性が囁かれている今、災害に備えることは急務であると言えます。
物理サーバーやNASに保管してあるデータを、クラウドストレージに移管してみてはいかがでしょうか。
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