皆様は、社内でのコミュニケーションをどうやってとっていますか？
最近では働き方の多様化、場所を問わない働き方が注目され各企業の取り組みが進んでいます。
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しかし、コミュニケーションが減ることにより、 生産性が落ち、成果が出ず、成果が見えにくくなり、 売上は減少、さらに連携が取りにくくトラブルに繋がる･･･ なんてこともあるのではないでしょうか。
実はマグマックスも同じような課題を抱えていました。 |
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社内コミュニケーションの重要性
■ 社内コミュニケーション向上の目的
参考：社内コミュニケーションの手段と、活性化のコツ | セールスフォース・ジャパン (salesforce.com)
マグマックスではMicrosoft teasのチャットでコミュニケーションをとり、各部署と効率よく連携をとっています。
今回は、Microsoft365の機能の一つ、「teams」というチャット機能のマグマックスの活用例を公開！
まずは会社全体のチームに設置している【チャネル】とその運用方法を一部抜粋してご紹介します！
【一般チャネル】
全社員向けの連絡事項や共有事項などのお知らせ
【過去の運用方法】
今までは決済をもらう為に、各役職者たちに紙での回覧をしたり、発注作業も紙を出力して部署間を回覧して対応していました。
特に外出の多い営業職・役職者の場合は事務所に出社しないと書面の確認、押印ができませんでした。
【現在の運用方法】
一般チャネルに連絡事項や共有事項がアップされます。
・年末調整、健康診断、勉強会、パートナーからのお知らせなど
・システムやツールの運用変更について等
例
各自確認して完了の際や確認した際にをつけています。
をつけています。
【サポート課チャネル】
営業から営業アシスタントへの依頼を発信します。
【過去の運用方法】
今まではメールや電話、メモ書きなどで依頼をしたり、報告をするのが主でした。
また、口頭での指示や依頼などはエビデンスに残らないためトラブルにも繋がります。
外出が多い営業やシステムと報連相の連絡をとるのが難しく作業が止まってしまったりと効率は良くない運用でした。
【現在の運用方法】
営業やシステムから以下のような依頼が発信されます。
・見積もり取得や作成依頼
・荷物発送依頼
・各メーカーへの問い合わせ
・その他資料等の作成依頼など
例
アシスタントがこれを確認し対応します。完了報告や相談などもこのチャットにてやり取りをしエビデンスを残しています。
【発注書チャネル】
営業が作成した発注書の番号を発信します。
【過去の運用方法】
今までは発注書を紙でアシスタントに渡し、作業後さらにその紙を業務課に回し対応していました。
対応が完了した報告フローはなかったので、都度確認をしなければわかりませんでした。
【現在の運用方法】
営業やシステム担当者から発注依頼が発信されます。
営業アシスタントが、社内ツールにて発注書を確認し、各メーカーへ発注作業完了の報告をしてを押します。
その後、業務課にて会計ソフトへの入力し、業務課での作業が完了するとがつき、この案件に関しては対応済みとなります。
例
外出が多い営業やシステムも、わざわざ紙を出力する必要がなくなり、さらに出した依頼が対応されたかどうかも一目で分かるようになったのは一つの成果と言えるのではないでしょうか。
teams オンライン会議
今ではオンライン会議や、ウェブセミナーなども定着し、皆様活用されていることと思いますが、どんなツールを活用されていますか？
マグマックスではMicrosoft teamsの機能を使い、オンライン会議を実施しています。
外出先からの参加や在宅勤務も可能で、下の画像のようにオンラインで会議に参加しております。
※これはMicrosoft 365に関する会議をしているところです
在宅勤務やテレワークを可能にしてくれる便利機能で、資料の共有もでき、出社しなくてもコミュニケーションがとれるのでとても助かっています！
社内のコミュニケーションを活性化し、生産性のある、効率のいい働き方を実現しませんか？
最後に
今ではマグマックス全社員がこのteamsで報告・連絡・相談をし、各部署が連携して効率化を実現しています。
「働く場所を問わない、はたらき方を実現するツール」でもあるので、テレワークに限らず、「多様な働き方の時代に、それを実現できるツール」と言えるのではないでしょうか。
小さな改善かもしれませんが、実務に割いていた時間を、他の業務に目を向けることができ、作業効率も生産性もアップします。
この生産性向上を維持、さらに向上させる為に、ツールを使い社内コミュニケーションを活性化していきましょう！