近年、働き方改革により残業時間の上限が定められたことや人材不足の観点から、業務の効率化に注目が集まっています。
システムの刷新や仕事のフローを変える企業が増える一方、具体的な対策を打ち出せていない企業もまだまだ多く存在します。
その対応策として、業務の効率化をキーワードに様々なサービスが発表されています。
今回は、業務効率の改善について触れさせていただきます。
業務効率化について
業務効率化とは、様々な業務プロセスに潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、プロセスを改善することで生産性を高めることを指します。
「ムリ・ムダ・ムラ」は様々な業務に潜んでいます。
例えば、形骸化した定例会議は時間も場所も取る割に中身がなく、時間の無駄が生まれてしまいます。
その時間を書類作成の時間や営業活動など、タスク消化に充てることができれば、残業時間が減り企業としては残業代のコストダウンに繋がります。
また、従業員としても残業を減らすことができれば、趣味や資格試験のための勉強など、プライベートに割く時間を確保することができます。
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業務効率化で無くすべき「ムリ・ムダ・ムラ」
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| ムリ |
実情に合っていない難易度の高いスケジュールや目標が設定されているため、
従業員や機械設備への負担が過度に大きく、かえってパフォーマンスが下がっている状態
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| ムダ |
定例化している不要な会議など、目的を達成するうえで不要な工程や形骸化している業務
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| ムラ |
人員配置が不適切で、部署や時期によって、業務の偏りが大きくなっている状態
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上記のような「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、業務プロセスを効率化することで、従業員数が同じでも労働時間を減らすことができる他、同じ労働時間でもこれまで以上の質・量の成果を上げることができるのが「業務効率化」です。
業務効率化を図るために
企業の競争力を高めるうえでも欠かせない業務効率化ですが「何をどうすれば現在の業務を効率化できるのかがわからない」という方も多いのではないでしょうか？
手当たり次第に業務フローを変えるだけでは、混乱してかえって仕事がやりにくくなってしまうかもしれません。
そこで、業務効率化のポイントをご紹介致します。
業務効率化を実施するためには上記のステップを踏むと効果的です。
急な業務フローの変更は混乱を招き業務効率がかえって悪くなってしまう恐れがあるため、フロー変更の受け入れ態勢を整えることでスムーズに効率化を推し進めることが可能です。
①業務と課題を見える化するためには、以下のポイントが重要です。
このポイントを押さえながら課題を明確化させることが業務効率化への近道になります。
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業務を見える化するためのポイント
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| 業務に携わる従業員 |
担当者・部署・人数
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時期 |
繁忙期・閑散期・発生頻度 |
| 業務内容 | 業務フロー・必要なツールやスキル |
| 所要時間 | 各工程にかかる時間 |
②業務と課題の見える化を行ったら、次は効率化する業務の優先順位を決めます。
まずはシンプルな業務や定型的な業務など着手しやすい業務か、あるいは効果の出やすい、頻度の高い業務を効率化する方が良いでしょう。
③優先順位を決めたら、今度は自社に合った手法・ツールを選ぶ段階になります。
最適な手法を検討するうえでヒントとなるのが、改善の4原則と呼ばれるECRSという考え方です。
ECRSとは、E「Eliminate(排除)」→C「Combine(結合)」→R「Rearrange(入替)」→S「Simplify(簡略化)」のそれぞれの頭文字から来ています。
【E不要な業務の排除・C業務の一本化・R工程や担当者の入替・S工程や業務の簡略化】の観点から検討していくと、無数にある選択肢の中から、自社に合った手法やツールが見つかりやすくなります。
④自社に合った手法やツールが決まったら、導入のために受け入れ態勢を整えます。
ここで言う受け入れ態勢とは【繁忙期を避ける・事前にマニュアルやフローを告知する】を指します。
従業員に定着させるために、受け入れ準備ができたら閑散期に導入して新しい手法やツールに慣れてもらいましょう。
⑤最後に、効果検証後にフィードバックを行い改善することも重要です。
予定通りに業務効率化ができているかは、一定期間運用してみないと効果が分かりにくいです。
どの程度の効果が出たのかを確認し、継続して効率化を行うことが重要です。
参考URL:https://business.ntt-east.co.jp/content/cloudsolution/column-250.html
業務効率化のために有効なツール
業務効率化に有効なツールを紹介します。
Microsoft365をご存じでしょうか？
Microsoft365とは、従来のOfficeアプリに加え、Microsoftが提供するクラウドサービスを利用することのできるサービスです。
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クラウドストレージにデータを保存することで場所を問わずに仕事ができます。
また、デバイスを問わず、常に全く同じメールを見ることができるメール同期サービスなど、Microsoftが提供するクラウドサービスは業務効率化に役立つ機能が多くあります。
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最後に
業務の効率化は各企業の大きな課題として関心が高まっています。
そんな業務効率化の解決策の一つとして、Microsoft365への注目も増しています。
「ムリ・ムダ・ムラ」の多い業務は企業にとっても従業員にとってもいいことがありません。
この機会に業務効率化について検討してみてはいかがでしょうか？
マグマックス独自のサービス
マグマックスでは、Microsoft365のライセンスの管理から構築作業、各種問い合わせの代行まで、「おまかせサポート」という独自のサービスでお客様のサポート、ご支援が可能です！
面倒なライセンス管理や難しいと思われがちなクラウドサービスの利用方法など、自社の知識ではハードルが高いと思う企業様もぜひ一度ご相談ください！
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