業務効率化の実現のために

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業務効率化の実現のために

業務効率化は多くの企業が抱える悩みの一つです。

テレワークの導入や働き方改革の推進などを背景に、効率の良さが求められています。

しかし、業務効率化というキーワードばかり先行しているのか「業務効率化ってどうすればいいかわからない！」という企業も多いのではないでしょうか？

改めて業務効率化の目的を明確にして、自社の業務効率を見つめ直しませんか？

そもそも業務効率化ってなに？

そもそも業務効率化とはなんでしょうか？

業務効率化とは、業務プロセス上に存在する「ムリ・ムダ・ムラ」を削減し、非効率な業務を改善することを指します。

また、業務効率化は「生産性向上」と似たような意味で使用されることがありますが、実は別物です。

生産性向上はより少ないリソースで、高い成果を得ることを言います。

一方で、業務効率化は「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することで、今までより少ないリソースで、今までと同等の成果を出すことを指します。

そのため、業務効率化は生産性向上のための施策の一つと言えます。

業務効率化のメリット

業務効率化のメリットとして、以下のポイントが挙げられます。

①時間的なコストの削減について

業務効率化を行うことで、各業務にかかる時間を削減することができます。

そのため、恒常化していた残業を減らすことに繋がります。

企業としては残業代等のコスト削減が、従業員としては残業が減ることによって個人の時間を確保することが可能です。

②従業員のモチベーション向上について

業務が効率化されることで、長時間労働の削減が期待できます。

労働時間の短縮と働きやすい環境を実現することで従業員のモチベーション向上を図れます。

また、社員の定着率の向上にも繋がるため、人材流出の抑制も望めます。

③生産性向上による利益の増大

業務効率化によって、これまで業務に割いていた時間を削減することができる分、今までよりも1日にこなせるタスク量も当然上昇します。

また、これまでは人的リソース面での問題があり挑戦できなかった新規事業や新規プロジェクトにも挑戦することが可能です。

従業員の業務の質が変わり、モチベーションも向上していくことで会社の利益増大につなげていくことができます。

④人材の確保がしやすい

業務効率化によって労働環境の改善が実現すると、社員の定着率上昇が見込める他、人材育成に利用できる時間が得られるため、優秀な人材を自社に確保しやすくなります。

これらが業務効率化のメリットになります。

業務効率が悪くなる原因とは

そもそも業務効率が悪くなってしまう原因とはなんでしょうか？

業務効率が悪くなる原因：①意思決定が遅い

決裁が遅くなると、実際に作業する現場の従業員の意思決定まで遅くなってしまう原因となり、業務効率が下がってしまいます。

物事を決めるまでに多くの過程を要すると、企業としてチャンスを逃すことにも繋がりかねません。

また、形式主義な社風で、ムダに長く多い会議や社内向け報告会・定例会などは、非効率的で生産性がありません。

本質的な業務でない部分に時間を費やすため、ムダな時間と労力が掛かってしまいます。

業務効率が悪くなる原因：②明確な社内規定が無い

業務ルールが明確でないと、作業にミスが生じやすくなります。修正や対処には時間が掛かるため、社内で標準化された規定の設置が重要です。

また、会社としての業務は属人的にするのではなく、規定を定めることで誰でも出来るようにするのが望ましいと言えます。

業務効率化実現のために

業務効率化のためにMicrosoft365を利用しませんか？

基本Officeアプリに加え、Microsoftが提供するクラウドサービスを利用できます。

Microsoft365では、以下のクラウドサービスを利用できます。

①OneDrive

②SharePoint

③Teams

④ExchangeOnline

上記のクラウドサービスについてお話していきます。

①OneDrive

OneDriveは個人用のクラウドストレージです。 1人当たり1TBの容量があります。 Microsoft365全体から自分のファイルへアクセス・保存できることが特徴で、対応している拡張子が多いため、利用しやすいストレージです。ファイルやフォルダの共有もできるため、PPAP問題の対応策としても役立ちます。 ※ PPAP問題とは(https://www.ntt.com/bizon/ppap-caution.html)

OneDriveは個人用のクラウドストレージです。

1人当たり1TBの容量があります。

Microsoft365全体から自分のファイルへアクセス・保存できることが特徴で、対応している拡張子が多いため、利用しやすいストレージです。

ファイルやフォルダの共有もできるため、PPAP問題の対応策としても役立ちます。

※ PPAP問題とは(https://www.ntt.com/bizon/ppap-caution.html)

②SharePoint

SharePointは組織用のクラウドストレージです。 1TB+αの容量があり、ファイルサーバーとして利用できる他、社内ポータルサイトとしても利用できます。また、OneDriveのようにファイル・フォルダの共有や保存などが可能です。

③Teams

TeamsはチャットやWeb会議機能のある社内コミュニケーションツールです。基本Officeアプリとの連携が可能で、Web会議中にExcelやPowerPoint等の資料を共有できる他、web会議中に話しながら同時編集することもできます。また、チャット機能で簡単に連絡を取れるため、メールでの連絡よりも気軽に、素早く社内の方と情報の共有や連絡が可能です。上司にすぐ報連相ができる他、社内にいなくても指示を仰ぐことが可能です。

TeamsはチャットやWeb会議機能のある社内コミュニケーションツールです。

基本Officeアプリとの連携が可能で、Web会議中にExcelやPowerPoint等の資料を共有できる他、web会議中に話しながら同時編集することもできます。

また、チャット機能で簡単に連絡を取れるため、メールでの連絡よりも気軽に、素早く社内の方と情報の共有や連絡が可能です。上司にすぐ報連相ができる他、社内にいなくても指示を仰ぐことが可能です。

④ExchangeOnline

メールの同期ができるツールです。今まではそれぞれのPCやスマホ上にメールのデータが保存されており、デバイスが壊れたらメールデータも失ってしまうことがありました。しかし、ExchangeOnlineではメールサーバー上にデータが保存されているため、例えデバイスが破損してしまってもメールデータには影響がないという点が強みです。

メールの同期ができるツールです。

今まではそれぞれのPCやスマホ上にメールのデータが保存されており、デバイスが壊れたらメールデータも失ってしまうことがありました。

しかし、ExchangeOnlineではメールサーバー上にデータが保存されているため、例えデバイスが破損してしまってもメールデータには影響がないという点が強みです。